Описание обобщенных трудовых функций event-менеджера как части трудовых функций специалиста по внутренним коммуникациям в организации

I. Проектирование event-мероприятий

Трудовые действия: операции по стандарту F.O.C.A.M. Цветом выделены соответствующие операции по стандарту T.I.C.O.P.)

1. Выявление целей и потребностей организации в проведении event-мероприятий:

А-коммуникация, Анализ, Генерирование смыслов , Дискуссия, Идео-визуализация, Интервью, Моделирование, Модель-интегрирование, Мониторинг, Объект-сканирование, Планирование, Ранжирование, Сопоставление, Формулировка, Чистый выбор

2. Мониторинг трендов и инноваций в event-индустрии, отслеживание современных тенденций и нововведений по организации корпоративных мероприятий и событий:

Адаптация М-42, Анализ, Инфопоиск, Модель-интегрирование, Мониторинг, Ранжирование, Сопоставление, Типизация, Чистый выбор

3. Анализ привлекательности тематики события, требований и условий внутреннего заказчика по вопросам организации event-мероприятий; участие в разработке концепции проекта, целей и задач event-мероприятий:

А-коммуникация, Адаптация, Адаптация М-42, Анализ, Генерирование смыслов, Дискуссия, Идео-визуализация, Интервью, Модель-интегрирование, Мониторинг, Объект-сканирование, Ранжирование, Распределение информации, Расчет, Символ-обобщение, Сопоставление, Субъект-типизирование, Типизация, Чистый выбор

4. Составление и согласование плана event-мероприятия с внутренним клиентом и определение сроков исполнения:

А-коммуникация, Адаптация, Анализ, Воздействие, Дискуссия, Идео-визуализация, Моделирование, Планирование, Распределение задач, Расчет

5. Участие в формировании команды event-мероприятия и распределение обязанностей:

А-коммуникация, Адаптация М-42, Вовлечение в действие, Воздействие, Выступление, Генерирование смыслов, Идео-визуализация, Инструктирование, Интервью, Координация, Моделирование, Образ-игра с телом, Планирование, Ранжирование, Распределение задач, Сопоставление, Субъект-сканирование, Субъект-типизирование, Формулировка, Чистый выбор

6. Формирование программы и разработка плана сценария:

D.R.W.; Адаптация, Адаптация М-42, Анализ, Генерирование смыслов, Генерирование содержания, Дискуссия, Идео-визуализация, Инфопоиск, Кодирование, Протометафоры, Моделирование, Модель-интегрирование, Монтаж, Образ-игра в тексте, Объект-сканирование, Планирование, Ранжирование, Символ-обобщение, Типизация, Точка сборки в мизансцене, Точка сборки в тексте, Трансформация контекста, Формулировка, Чистый выбор

7. Анализ рисков и определение мер для предотвращения или минимизации негативных последствий при организации event-мероприятия:

Адаптация, Анализ, Генерирование смыслов, Идео-визуализация, Инфопоиск, Интервью, Моделирование, Модель-интегрирование, Мониторинг, Объект-сканирование, Планирование, Ранжирование, Расчет, Сопоставление, Субъект-сканирование, Субъект-типизирование, Типизация, Формулировка, Чистый выбор

8. Планирование переговоров, встреч, брифингов для заключения договоров с подрядчиками, партнерами и поставщиками:

Мониторинг, Планирование, Ранжирование, Распределение задач, Распределение информации, Расчет, Сопоставление, Субъект-сканирование, Субъект-типизирование, Типизация, Чистый выбор

9. Участие в проектировании бюджета и проектно-сметной документации event-мероприятия (инфопоиск, претворение, анализ, расчет, сопоставление, ранжирование, выбор)

Адаптация, Анализ, Идео-визуализация, Инфопоиск, Контроль прагматики, Модель-интегрирование, Объект-сканирование, Планирование, Ранжирование, Распределение задач, Расчет, Редактирование, Типизация, Формулировка

10. Подготовка проектов договоров с контрагентами на их заключение:

А-коммуникация, Адаптация, Анализ, Воздействие, Генерирование смыслов, Генерирование содержания, Идео-визуализация, Инфопоиск, Кодирование, Контроль прагматики, Координация, Модель-воплощение, Объект-сканирование, Планирование, Ранжирование, Распределение задач, Распределение информации, Расчет, Редактирование, Реферирование, Субъект-сканирование, Субъект-типизирование, Типизация, Формулировка

11. Определение алгоритма управления event-мероприятием (типизация, анализ, сопоставление, выбор)

Анализ, Генерирование смыслов, Идео-визуализация, Кодирование, Протометафоры, Моделирование, Модель-интегрирование, Объект-сканирование, Планирование, Ранжирование, Распределение задач, Распределение информации, Типизация, Точка сборки в мизансцене, Трансформация контекста, Чистый выбор

I-b. Необходимые умения

Владеть навыками проектирования event-мероприятий.
Разрабатывать концепцию event-проекта и генерировать идеи организации event-мероприятия.
Владеть навыками составления программ и написания плана сценария event-мероприятий.
Применять технологии менеджмента, способствующие получению максимального результата в достижении цели реализации проекта event-мероприятия.
Распределять функциональные обязанности, полномочия и степень ответственности.
Формировать бюджет и составлять смету event-проекта.
Планировать и проводить переговоры, встречи с подрядчиками, партнерами и поставщиками.
Подготовка проектов договоров с подрядчиками, партнерами и поставщиками.
Составлять отчеты установленного образца и вести документооборот.

II. Технология организации процесса event-мероприятия

Трудовые действия: операции по стандарту F.O.C.A.M. Цветом выделены операции по стандарту T.I.C.O.P.

12. Составлять графики работ, распределять обязанности и задания среди сотрудников проекта event-мероприятия:

А-коммуникация, Адаптация, Адаптация М-42, Анализ, Вовлечение в действие, Воздействие, Выступление, Генерирование смыслов, Генерирование содержания, Дискуссия, Идео-визуализация, Инструктирование, Инфопоиск, Интервью, Контест, Контроль задач, Контроль прагматики, Координация, Модель-воплощение, Модель-сверка, Мониторинг, Образ-игра с телом, Объект-сканирование, Распределение задач, Сопоставление, Субъект-сканирование, Субъект-типизирование, Типизация, Точка сборки в мизансцене, Трансформация контекста, Физическая нагрузка, Формулировка, Чистый выбор

13. Осуществлять контроль процесса организации event-мероприятия:

А-коммуникация, Анализ, Вовлечение в действие, Воздействие, Генерирование смыслов, Идео-визуализация, Инструктирование, Интервью, Контест, Контроль задач, Контроль прагматики, Координация, Модель-воплощение, Модель-сверка, Мониторинг, Объект-сканирование, Ранжирование, Распределение задач, Сопоставление, Субъект-сканирование, Субъект-типизирование, Типизация

14. Заключать договора с подрядчиками, партнерами и поставщиками (отели, концертные залы, артисты, ведущие, рекламные агентства и пр.):

А-коммуникация, Адаптация, Анализ, Вовлечение в действие, Воздействие, Генерирование смыслов, Генерирование содержания, Дискуссия, Идео-визуализация, Инфопоиск, Интервью, Кодирование, Контроль задач, Контроль прагматики, Координация, Модель-воплощение, Модель-сверка, Модель-интегрирование, Планирование, Распределение задач, Распределение информации, Расчет, Редактирование, Реферирование, Субъект-сканирование, Субъект-типизирование, Типизация, Точка сборки в мизансцене, Трансформация контекста, Формулировка

15. Анализировать риски и ошибки в организации event-мероприятия:

Анализ, Генерирование смыслов, Дискуссия, Идео-визуализация, Инфопоиск, Контроль прагматики, Протометафоры, Модель-сверка, Модель-интегрирование, Мониторинг, Объект-сканирование, Ранжирование, Расчет, Сопоставление, Субъект-сканирование, Субъект-типизирование, Типизация, Трансформация контекста, Формулировка, Чистый выбор

16. Дифференцировать целевые аудитории исходя из концепции и тематики event-мероприятия:

А-коммуникация, Анализ, Идео-визуализация, Инфопоиск, Интервью, Модель-интегрирование, Мониторинг, Объект-сканирование, Символ-обобщение, Сопоставление, Субъект-сканирование, Субъект-типизирование, Типизация, Точка сборки в мизансцене

17. Выбор вида событийного event-мероприятия и формы его организации:

Анализ, Идео-визуализация, Инфопоиск, Модель-интегрирование, Монтаж, Объект-сканирование, Планирование, Символ-обобщение, Сопоставление, Типизация, Точка сборки в мизансцене, Чистый выбор

18. Ведение бизнес-переписки и прямые контакты с поставщиками, event-партнёрами на всех этапах организации event-мероприятия:

А-коммуникация, Адаптация, Анализ, Вовлечение в действие, Воздействие, Генерирование смыслов, Генерирование содержания, Дискуссия, Контроль прагматики, Протометафоры, Модель-воплощение, Модель-сверка, Образ-игра в тексте, Редактирование, Реферирование, Символ-обобщение, Субъект-сканирование, Субъект-типизирование, Точка сборки в тексте, Формулировка

19. Определение места, времени и продолжительности проведения event-мероприятия:

Адаптация, Анализ, Идео-визуализация, Модель-воплощение, Модель-интегрирование, Монтаж, Объект-сканирование, Планирование, Ранжирование, Типизация, Точка сборки в мизансцене, Чистый выбор

20. Взаимодействие и выбор форм сотрудничества с властями и местным сообществом в местах организации event-мероприятия:

А-коммуникация, Адаптация, Анализ, Вовлечение в действие, Воздействие, Выступление, Генерирование смыслов, Дискуссия, Модель-воплощение, Образ-игра с телом, Символ-обобщение, Субъект-сканирование, Субъект-типизирование, Точка сборки в мизансцене, Формулировка

21. Разработка технического проекта-задания по организации event-мероприятия:

Адаптация, Анализ, Генерирование смыслов, Генерирование содержания, Идео-визуализация, Инфопоиск, Кодирование, Моделирование, Модель-интегрирование, Объект-сканирование, Планирование, Распределение задач, Распределение информации, Расчет, Типизация, Точка сборки в мизансцене, Трансформация контекста, Формулировка

22. Определение состава и порядка работы с партнерами и подрядчиками в рамках event-проекта:

Адаптация, Генерирование смыслов, Идео-визуализация, Инструктирование, Инфопоиск, Моделирование, Модель-интегрирование, Объект-сканирование, Планирование, Ранжирование, Распределение задач, Распределение информации, Расчет, Сопоставление, Формулировка, Чистый выбор

23. Согласование программы и сценария проведения event-мероприятия с руководством организации:

А-коммуникация, Адаптация, Вовлечение в действие, Воздействие, Выступление, Генерирование смыслов, Дискуссия, Идео-визуализация, Интервью, Моделирование, Модель-интегрирование, Объект-сканирование, Планирование, Ранжирование, Распределение задач, Распределение информации, Расчет, Символ-обобщение, Сопоставление, Субъект-сканирование, Субъект-типизирование, Типизация, Трансформация контекста, Формулировка

24. Участие в составлении графика работ, распределение задач обязанностей каждого участника event-мероприятия:

А-коммуникация, Адаптация, Адаптация М-42, Анализ, Вовлечение в действие, Воздействие, Выступление, Генерирование смыслов, Дискуссия, Идео-визуализация, Инструктирование, Интервью, Контест, Контроль задач, Контроль прагматики, Координация, Протометафоры, Модель-воплощение, Модель-сверка, Мониторинг, Образ-игра с телом, Объект-сканирование, Планирование, Ранжирование, Распределение задач, Распределение информации, Расчет, Сопоставление, Субъект-сканирование, Субъект-типизирование, Типизация, Точка сборки в мизансцене, Формулировка, Чистый выбор

25. Составление отчетности по итогам реализации event-мероприятия:

Адаптация, Анализ, Генерирование содержания, Идео-визуализация, Инфопоиск, Интервью, Контроль прагматики, Протометафоры, Модель-интегрирование, Мониторинг, Ранжирование, Распределение информации, Расчет, Символ-обобщение, Сопоставление, Типизация, Формулировка

II-b. Необходимые умения

Выбирать формы сотрудничества с клиентами, подрядчиками, партнерами, поставщиками в рамках event-мероприятия
Владеть навыками деловой переписки и осуществлять прямое общение с клиентами, поставщиками, партнёрами по вопросам организации event-мероприятий
Владеть навыками составления программ и написания плана сценария event-мероприятий
Разрабатывать техническое задание проекта организации event-мероприятия с учетом тематики, сроков и места проведения
Устанавливать взаимодействие и форму сотрудничества с властями и местным сообществом в местах организации event-мероприятия
Контролировать и управлять процессом организации event-мероприятия
Проводить оценку эффективности организации event-мероприятия и достижения поставленных целей, задач
Организовывать бронирование проживания, трансфера, страхового обслуживания и рассчитывать стоимость event-мероприятий
Осуществлять контроль оплаты счетов за организацию предоставления event-мероприятия
Составлять отчеты по итогам event-мероприятия
Готовить технологическую документацию
Вести базу данных по заказам событийных мероприятий
Составлять отчеты установленного образца и вести документооборот
Разнообразные задачи в области использования информационно-коммуникационных технологий
Делопроизводство и цифровую документацию

III. Взаимодействие участников в рамках event-проекта

Трудовые действия: операции по стандарту F.O.C.A.M. Цветом выделены операции по стандарту T.I.C.O.P.

26. Выбор, определение количества и состав привлекаемых – выгодных по стоимости, срокам и качеству обслуживания – организаций для обслуживания event-мероприятия:

Адаптация, Анализ, Идео-визуализация, Инфопоиск, Интервью, Мониторинг, Объект-сканирование, Ранжирование, Распределение задач, Расчет, Сопоставление, Субъект-сканирование, Субъект-типизирование, Типизация, Чистый выбор

27. Проведение брифингов и инструктажей в рамках event-проекта:

А-коммуникация, Адаптация, Вовлечение в действие, Воздействие, Выступление, Генерирование смыслов, Генерирование содержания, Дискуссия, Идео-визуализация, Инструктирование, Контест, Контроль прагматики, Координация, Модель-воплощение, Модель-сверка, Модель-интегрирование, Мониторинг, Объект-сканирование, Распределение задач, Распределение информации, Сопоставление, Субъект-сканирование, Субъект-типизирование, Типизация, Формулировка

28. Установление контактов и осуществление взаимодействия по вопросам предоставления услуг со всеми участниками event-мероприятия, согласно условиям заключенного договора, контроль взаиморасчетов всех участников event-мероприятия, контроль оплаты счетов:

А-коммуникация, Анализ, Вовлечение в действие, Воздействие, Выступление, Генерирование смыслов, Дискуссия, Идео-визуализация, Инструктирование, Интервью, Контест, Контроль задач, Контроль прагматики, Координация, Модель-воплощение, Модель-сверка, Мониторинг, Планирование, Распределение задач, Расчет, Сопоставление, Субъект-сканирование, Субъект-типизирование, Типизация, Формулировка

29. Точечный контроль во время проведения мероприятия:

А-коммуникация, Анализ, Контроль задач, Контроль прагматики, Координация, Мониторинг, Объект-сканирование, Субъект-сканирование, Субъект-типизирование

30. Решение спорных вопросов и управление конфликтными ситуациями по ходу мероприятия:

А-коммуникация, Адаптация, Анализ, Вовлечение в действие, Воздействие, Выступление, Генерирование смыслов, Дискуссия, Идео-визуализация, Инструктирование, Интервью, Контест, Контроль прагматики, Протометафоры, Модель-сверка, Модель-интегрирование, Мониторинг, Образ-игра с телом, Символ-обобщение, Сопоставление, Субъект-сканирование, Субъект-типизирование, Типизация, Точка сборки в мизансцене, Трансформация контекста, Формулировка

31. Анализ всех этапов процесса организации event-мероприятия, выявление недостатков в работе и внесение предложений по их устранению:

А-коммуникация, Анализ, Генерирование смыслов, Дискуссия, Идео-визуализация, Инфопоиск, Интервью, Контест, Контроль задач, Контроль прагматики, Протометафоры, Модель-сверка, Мониторинг, Символ-обобщение, Сопоставление, Субъект-сканирование, Субъект-типизирование, Типизация, Формулировка

32. Ведение статистики организованных мероприятий и подготовка аналитической справки и отчетов по проектам:

Анализ, Генерирование смыслов, Генерирование содержания, Идео-визуализация, Инфопоиск, Модель-интегрирование, Мониторинг, Ранжирование, Распределение задач, Расчет, Редактирование, Реферирование, Сопоставление, Типизация, Формулировка

III-b. Необходимые умения

Разрабатывать оценочные критерии выбора поставщиков, подрядчиков, партнеров в рамках реализации программы event- мероприятия
Проводить деловые встречи и переговоры с поставщиками, подрядчиками, партнерами, заказчиками event-мероприятий для заключения договоров
Владеть навыками проведения презентаций и брифингов
Проводить инструктаж исполнителей event-мероприятия
Определять схемы сотрудничества с организациями, участвующими в процессе предоставления event-услуг
Проводить встречи для согласования организационных вопросов и вопросов безопасности по проведению event-мероприятия с правоохранительными органами, ГИБДД, местной администрацией
Осуществлять контроль размещения гостей, предоставления трансферов, оформления площадок, готовность службы кейтеринга, работы оборудования
Осуществлять контроль взаимодействия между поставщиками и подрядчиками event-услуг в ходе мероприятия
Анализировать все этапы процесса организации event-мероприятия, выявлять недостатки в работе и вносить предложения по их устранению
Вести статистику организованных мероприятий, составлять аналитические справки и отчеты по мероприятиям

IV. Аудит качества и анализ претензий клиентов по организации event-мероприятия

Трудовые действия: операции по стандарту F.O.C.A.M. Цветом выделены операции по стандарту T.I.C.O.P.

33. Участие в разработке системы оценки качества организации event-мероприятий и предоставления комплексных event-услуг:

Адаптация, Анализ, Генерирование содержания, Идео-визуализация, Инфопоиск, Моделирование, Мониторинг, Ранжирование, Распределение информации, Расчет, Сопоставление, Типизация, Формулировка

34. Определение источников и инструментов получения информации для внутреннего аудита качества:

Адаптация, Анализ, Инфопоиск, Распределение информации, Сопоставление, Типизация, Чистый выбор

35. Сбор и анализ информации о степени удовлетворенности / неудовлетворенности сотрудников организации в рамках реализации корпоративного event-мероприятия:

А-коммуникация, Анализ, Вовлечение в действие, Воздействие, Генерирование содержания, Дискуссия, Интервью, Контроль прагматики, Протометафоры, Модель-сверка, Модель-интегрирование, Мониторинг, Ранжирование, Распределение информации, Расчет, Сопоставление, Субъект-сканирование, Субъект-типизирование, Типизация

36. Контроль соблюдения стандартов обслуживания на всех этапах реализации проекта event-мероприятия всеми участниками процесса:

Анализ, Идео-визуализация, Контроль прагматики, Модель-сверка, Мониторинг, Объект-сканирование, Сопоставление

37. Анализ эффективности взаимодействия с организациями, СМИ, субподрядчиками, партнерами, также подразделениями организации в процессе подготовки и осуществления корпоративного event-мероприятия, выявление и анализ проблем качества обслуживания всеми участниками процесса:

Анализ, Идео-визуализация, Интервью, Контроль прагматики, Протометафоры, Модель-сверка, Мониторинг, Сопоставление, Субъект-сканирование, Субъект-типизирование, Типизация

38. Анализ эффективности решения проблем, возникающих в ходе подготовки и проведения event-мероприятий:

Анализ, Идео-визуализация, Интервью, Контроль прагматики, Протометафоры, Модель-сверка, Мониторинг, Распределение информации, Символ-обобщение, Сопоставление, Субъект-типизирование, Типизация

39. Принятие мер по устранению недостатков мероприятий:

А-коммуникация, Вовлечение в действие, Воздействие, Выступление, Генерирование смыслов, Генерирование содержания, Дискуссия, Инструктирование, Инфопоиск, Контест, Распределение задач, Субъект-сканирование, Субъект-типизирование, Типизация, Трансформация контекста, Формулировка

40. Установление и поддержание обратной связи с участниками после реализации event-мероприятия:

А-коммуникация, Дискуссия, Инструктирование, Инфопоиск, Интервью, Контроль прагматики, Координация, Протометафоры, Мониторинг, Образ-игра в тексте,Распределение информации, Символ-обобщение, Сопоставление, Субъект-сканирование, Субъект-типизирование, Типизация, Точка сборки в тексте, Трансформация контекста, Формулировка

IV-b. Необходимые умения

Применять на практике инструменты сбора первичной информации: наблюдение, анкетирование, опрос
Проводить обработку и систематизировать информации для анализа качества обслуживания в рамках event-мероприятия
Разрабатывать систему аудита качества полного цикла организации event-мероприятия от принятия заказа, до завершения процесса реализации проекта
Непрерывно осуществлять наблюдение и контроль за соблюдением стандартов обслуживания на всех этапах реализации проекта event-мероприятия всеми участниками процесса
Осуществлять контроль за соблюдением и выполнением договорных обязательств организации event-мероприятия
Изучать причины возникновения претензий и жалоб среди участников процесса организации event-мероприятия и о возникающих сложностях взаимодействия партнеров, подрядчиков в рамках event-проекта
Проводить анализ деятельности всех участников event-мероприятия
Разрабатывать систему оценки степени удовлетворенности/ неудовлетворенности участников
Анализировать анкеты участников и изучать причины возникновения жалоб
Принимать меры по устранению недостатков в проведении мероприятия и решать конфликтные ситуации
Составлять отчет по результатам аудита
Разрабатывать предложения по улучшению качества организационно-производственной деятельности и обслуживания event-мероприятия
Обеспечивать конфиденциальность полученной информации
Поддерживать обратную связь после реализации event-проекта
Вести делопроизводство, установленную отчетность, электронную документацию

IV-c. Необходимые знания

Основы event-менеджмента
Терминологию в области event-менеджмента
Основы и закономерности планирования событийных мероприятий
Принципы системного анализа
Организация управления event -мероприятием
Основы клиентоориентированности при проведении мероприятий
Модели организации событийных мероприятий
Методики сбора, обработки и анализа информации
Основы, закономерности и модели планирования и организации событийных мероприятий
Риск-менеджмент
Технологические основы индустрии досуга событийных мероприятий
Порядок заключения и исполнения гражданско-правовых договоров
Особенности проведения социологических исследований
Модели развития и управления брендом организации в ходе корпоративного мероприятия
SMM- и SMO технологии в ВК и HR-брендинге
Организация и проведение PR акций внутри компании, в том числе презентаций
Основы психологии и конфликтологии, деловая коммуникация
Теория межличностного общения, основы межкультурной коммуникации
Методы управления временем
Техника ведения переговоров
Методы обработки информации с использованием современных технических средств коммуникации и связи, компьютера
Делопроизводство и цифровая документация
Основы информационно-коммуникационных технологий
Принципы и методы создания системы контроля работы
Способы оценки соответствия качества выполняемых работ разработанным в организации регламентам и стандартам